広報初心者必見!プレスリリースを打つ際のチェックリスト14

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対象  :広報初心者

こんにちは!広報ラボの編集長ちゃんななです!

今回は、プレスリリースを出すときにチェックすべき最終ポイントをチェックリストという形でご紹介します。

”プレスリリースは記者に対するラブレター”

よく言われる例えですけど、これは本当にそう思います。

プレスリリースは書いて終わりではなく、相手からOKがもらえるラブレターにするためにも最終チェックは必ず丁寧に行いましょう。

ちなみに私は人生で2回ラブレターをもらったことがあるのですが、相手の心を動かすために必要な「熱い想い」がしっかり書かれた手紙には心打たれましたね。

ちなみにこの時の結果については…この記事の後半にオチがあります。笑

それでは本題にいってみましょー!

タイトルについて

まずはタイトルから。記者さん宛てには毎日数百~数千のプレスが送られるため、最初に目に入るタイトルが最重要です。「人は第一印象が全て」と言われますが、プレスリリースも同じですよ!笑

タイトルでプレスリリースの成否は決まると言っても過言ではありませんので、特に意識してチェックしましょう!

チェック1:記者の目に止まるタイトルになっているか

そもそも、プレスリリースを送ったからといって記者さんに読まれるわけではありません。というか、ほとんど読まれません(断言)

そのため、プレスリリースには記者さんが思わず目を留めてしまうくらい引きの強いタイトルをつける必要があります。タイトルをパッと見た時点でニュース価値がないと判断されてしまったら、そのリリースはゴミ箱行きが確定してしまいます。

ではどうすれば良いか?タイトルは最も伝えたいことを端的に、かつキャッチーな言葉で表現をしましょう。

興味を引くタイトルを作るコツ
・具体的な数字
・固有名詞
・文字数は長くても30文字以内に
・季節性、意外性、新規性、インパクト、トレンドなど、興味をそそるキーワードを入れる

上記の要素を盛り込んだタイトルになっているかチェックしましょう。

リード文について

チェック2:伝えたいことは5〜6行(350字)以内に

リード文はプレスリリース全体の要約です。

本文を読まなくてもリード文だけで何を伝えたいプレスリリースなのか分かるようにまとめましょう。

また、以下を忘れずに明記しましょう。

・自社の事業概要
・自社名の後カッコ書きで、本社所在地/代表者名

リード文の記載例
日本の広報力を上げるメディアを運営する株式会社広報ラボ(所在地:東京都 代表:木田 奈苗)は、〜〜〜〜〜〜〜〜した。

本文について

チェック3:結論ファースト!結→起→承→転に

プレスリリースに全て目を通さなくても内容が伝わるよう、はじめに結論(主題)から書きましょう。

チェック4:文体は「です:ます」調で

「〜だ」「〜る」などの表記ではなく、読み手の読みやすさを考慮し「です・ます」調で統一しましょう。

チェック5:中学生でも理解できるくらいわかりやすく

特にIT業界のプレスリリースによく見られる傾向なのですが、横文字や専門用語などの羅列により通訳なしでは全く意味不明!というものが多々見受けられます。

読み手をその分野の専門知識を持ったターゲットに限定するのであれば良いかもしれませんが、そうでない限りは万人に分かりやすい内容を心がけ、専門用語の羅列はできるだけ避けましょう。

どうしても話の流れで専門用語の記載が避けられない場合は、きちんと解説やフォローを入れてあげた方が読み手にとって丁寧で誠実な印象を与えます。

自社のプレスリリースに接触する記者さんは必ずしも専門家ではないので、誰が見てもわかるような言葉に翻訳してから記載しましょう。

チェック6:5W5Hが満たされているか

(@Pressより引用)

この中で特に重要な要素は「Why」です。これがなければそのリリースに価値はないとも言えるくらい大切な項目です。

「なぜ今なのか」「なぜ自社にしかできないのか」「なぜこのサービスは需要が高いと言えるのか」など、「なぜ」を深掘りし、プレスリリースに「ストーリー」を載せることで記者さんを始め、読み手が興味を持ちます。そのプレスリリースが未来にどのような影響を与えるのか、意識して記載しましょう。

チェック7:表記が統一されているか

用字用語、社名、外来語、送り仮名などは表記を統一しましょう。

以前あった例で、同じ会社であるにも関わらず、ローマ字とカタカナの社名が混在していたケースがありました。このようなケースは読み手の混乱を招き、興味関心を失わせてしまうだけでなく、「プレスリリースを打つ前に確認しなかったのか」と会社の信頼も損ねてしまいます。

また、送り仮名に関して、例えば「お問い合わせ」と「お問合せ」のどちらが正しいか迷った場合、日経関連の記事が記載している送り仮名が一般的なものなので、日経表記に合わせると良いでしょう。(ちなみに「おといあわせ」の正式な送り仮名は「お問い合わせ」です)

チェック8:自己陶酔・宣伝臭のする表現を使っていないか

こちらもよく見受けられるケースなのですが、プレスリリースは広告ではありません。宣伝感の強い表現や大げさな表現、例えば「素晴らしい」といった表現は避け、客観的な目線で事実を書きましょう。

「僕かっこいいでしょ?頭もいいしスポーツもできるし人気者だし。だから好きになって!」なんていう痛い内容にならないように注意です!

フッター・ヘッダーについて

チェック9:「プレスリリース」である旨の表記はあるか

記載ポイント
ヘッダーの左上に
・報道関係社各位
・プレス(ニュース)リリース

右上に
・リリース発行日(西暦も)
・社名

これらが記載されているか確認をしましょう。

チェック10:連絡先の記載はあるか

記載ポイント
文書の最後には必ず下記を記載する
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号

このように確実に連絡が取れる連絡先を記載しましょう。また、プレスリリースを打つ前に記載した連絡先が間違っていないか1文字1文字入念に確認をすることも忘れずに。

ちなみに、冒頭でラブレターを2回もらったことがあると話しましたが、そのうちの1通は連絡先や送り主の名前が書いていないものでした。なのでコンタクトの取りようがなく…

結局、高校を卒業して何年か経ったあとに差出人を知ることになったのですが、本人は連絡先を書いてあるものだと思っていたらしく、無視されたと感じていたそうです。悲しい。

話が逸れましたが、本題に戻りましょう。笑

とにかく、コンタクトを取りたいと思ったときにすぐに繋がる連絡先がなければアクションのしようがないので、忘れずに確認しましょう!

また、プレスリリースが1枚以上になる場合は、以降のすべてのフッターに連絡先を記載しておくと親切です。

その他

チェック11:会社概要に記載漏れがないか

確認ポイント
・社名(必須)
・所在地(必須)
・代表者名(必須)
・会社HP(必須)
・事業概要(任意)
・資本金(任意)
・人数規模(任意)

このように、どのような会社であるかを示す情報を記載しましょう。

チェック12:NGワードはないか

タイトルや文章中に下記のワードが入っている場合はファクトの確認・修正を行いましょう。

プレスリリースにおけるNGワード
・世界初
・日本初
・業界ナンバーワン

これらの文言を使用したい場合は、本当にそうなのか調査した上で使いましょう。

もし「世界初」や「日本初」「業界ナンバーワン」でなかった場合、それらのファクトを持っている企業とトラブルになってしまう可能性がありますので出来れば記載は避けた方がベターです。

ただ、プレスリリースのインパクトという意味でもタイトルにこういった言葉は使いたいですよね。ある程度のファクトがある場合は「日本最大級」「業界最大級」「日本初?」などのワードを使うのも手です。

チェック13:理解を促すための資料はあるか

読み手にプレスリリースの内容をより深く理解してもらうための資料があると丁寧です。もし資料がある場合は別紙にまとめましょう。

チェック14:視覚的な資料はあるか

図や写真など、文章で読まなくても、リリースに書いてあるビジネスモデルや新しい商品などが視覚的にわかる資料を付け加えるとより丁寧ですし、読み手の理解を促し、興味関心を惹くことができます。

おわり

以上、プレスリリースを出す前の最終チェックポイント14でした!!

たくさん書きましたが、特に重要なのは下記のポイントかなと思います。

・タイトルとリード文で何を伝えたいかが分かる
・画像や図で視覚的に理解できる
・「Why」を深掘り、ストーリーを持たせる

繰り返しになりますが、プレスリリースはラブレターです。

記者さんに喜んでもらえる、親切なプレスリリースを書くことで露出という成果につながる可能性も格段に高くなります。

必要な要素をしっかり盛り込んで、脱!ゴミ箱リリースを目指しましょう!