対応一つで炎上の可能性も…広報って何?現役広報が改めて考えてみた

読了時間:約3分
対象者:広報初心者

「広報って、一体何をする仕事なの?」

広報担当者あるあるの質問ですよね。

企業によって広報の定義や業務内容は異なっており、昨今では「マーケ広報」「採用広報」「広報営業」など「広報×○○」といった言葉をあらゆるところで見かけることも多くなりました。

そうした背景もあり、未経験から広報担当者に任命されたり、マーケティングや人事と並行で広報を兼任することになったような方だと余計に混乱してしまうのかもしれません。

そこで、今一度、広報担当者ならば頭に入れておくべき「正しい広報の概念」を整理してみました。それでは早速、「広報とは何か」を解説していきます!

そもそも「広報」って何?

広報とはPublic Relation(パブリックリレーション)が語源であり、PRと略されることもあります。直訳すると、社会の人々(=Public)と関係性(=Relation)を作っていくという意味。

組織や商品について正しく発信し、社会の人々の継続的な理解と信頼を築き、共感を増やしていくためのコミュニケーション活動を行うことが「広報」の概念です。

なぜ組織が外部とのコミュニケーション活動を行うかというと、組織は社会的な意義を持たない限り、存続していくことは不可能であるからです。

永続的に組織の運営を目指すのならば、社会に対して理解や信頼を得る行為が必要になります。広報は、外部とのコミュニケーションを通して社会に対し理解や信頼を得るための役割を果たすポジションで、広報業務の根幹は組織を持続的に存続させるためにあるのです。

こう見ていくと広報ってめちゃくちゃ重要なポジションだと思いませんか?笑

広報と広告って何が違うの?

こちらもよくある質問かと思います。

広報と広告はしばしば混同されがちですが、全く概念が違います。

これらの違いを一言でいうと「自社でコントロール可能か否か」です。

広告は費用を媒体に払うことで組織や商品についての掲載欄を獲得し、宣伝をすることで、伝えたいことやPRしたいことを自社でコントロールすることができます。

一方、広報は媒体に費用を払い掲載欄を取るのではなく媒体側から取り上げられることで社会に組織や商品を広めていきます。取り上げられ方は媒体に委ねられるため、伝えたいことを自社でコントロールすることはできません。

広告と違い、広報は第三者の目線を通して広く報じられるため、信憑性や説得力が高まります。費用をかけず、客観的なメッセージの発信によって組織と社会との良好な関係を築いていくことが広報です。

「お金をかけずにできるPR施策ないかなぁ…」と呟いてるベンチャーや中小の社長さん、そこで広報ですよ広報!

よく分からない広告代理店の言いなりになって効果のない広告に無駄コスト使うくらいなら無料で出来る施策がたくさんあるから広報に力入れてみよ!

広報の仕事内容って何?

次に広報の業務内容について、社外広報・社内広報・危機管理の3つの側面から細かく見ていきます。大企業だと広報担当者が複数おり、このように役割が分かれているパターンが多いです。

・社外広報

社外広報は、世の中に対して自社やサービスに対する情報を発信し、企業に対して共感を持ってもらうための仕事です。常に発信できる情報をキャッチアップし、メディアとの関係を構築していきます。

また、「どの媒体に情報を発信するか」を見極め、プレスリリースの作成を行い世に発信していきます。取材依頼が来た場合、メディア対応や取材セッティングを行うのも社外広報としての重要な役割です。

具体的には、
・プレスリリース作成
・取材対応(取材依頼~取材後まで)
・メディアとのリレーションの構築
・オウンドメディア、ブログでの情報発信
・SNSでの情報発信
・ソーシャルメディア対応
といったように、外部への情報発信をメインに行います。

・社内広報

社内広報は、社内業務をより円滑にし、組織への帰属意識を高めるために行うものです。前述した社外広報の内容を社員にも伝えていきます。プレスリリースや取材の内容など、外部に発信した情報を社員にも共有することで、組織への帰属意識や社員のモチベーションを高めていきます。

また、社内にある様々な部署のキーマンと横断的に関係を持つことも重要です。社内に落ちているニュースや最新情報などを敏感にキャッチし、経営陣に報告したり発信するニュースの切り口として使用することで、広報力を高め、経営環境を円滑にしていきます。

具体的には
・社内報の作成
・理念やビジョンの共有
・新入社員など、社員に関する情報の共有
・経営陣の発信する経営状況などの共有
を行い、社内のコミュニケーションを円滑にしていくことがメインです。

危機管理

企業が存在する限り、事件や事故など、予測できない不祥事が起こる可能性があります。その際の対応をとるのも広報の役割。また、事故発生のリスクを最小限に抑えるために広報上の自社のリスクを洗い出し、事故を未然に防ぐことも重要です。
最近は、SNSを使って情報発信する企業や社員がかなり増えていることもあり、うっかりした発言が思わぬ炎上事件を起こすといったケースも増加しています。

もし不幸なことに事故が起こってしまったら
・とにかくスピード感を持って対応すること
・自社にとって不都合なこともきちんと発信する透明性をもつこと
・ステークホルダーに対し誠実な気持ちを言動で表すこと

これらを意識して誠実な対応を行いましょう。起こしたことよりも、起こしたことにどう対応したかで非難されるということを忘れてはいけません。

ここまで読んで「あれ?広報って重要なポジションじゃね?」と思ったあなた、大・大・大正解です!

何か問題が起きた時に窓口になるのも広報担当だったりします。その時の対応一つで企業の信用は天と地ほど変わるので地味だけど大事な役割なんですよ!

まとめ

広報活動の目的は、「経営環境をより円滑にし、ステークホルダーとの対話を通して社会からの共感を得て、持続的な企業運営を行う仕事」です。

発信する情報は「社会にとってどんな意義をもち、何をするために自社・サービスが存在しているのか」を明確にしていく必要があります。

一次的なバズだけを狙って情報を発信することは、危機管理の面から見ても非常にリスクの高い行為です。一度壊してしまった信頼を再び戻すことは、決して簡単なことではありません。「社会に対して何を伝えたいか・どんなイメージを持ってほしいか」それを常に考えた上で戦略的に情報を発信することが大切です。

つらつらと書きましたが、広報の役割とは一言でいうと「情報発信を通して社外・社内と正しいコミュニケーションをとること」です。

今この記事を読んでいる、あなたへ。あなたの会社は正しい広報活動ができていますか?

おまけ(編集後記)

私自身、改めて広報活動について考える良いきっかけになる記事でした。

こうやって書いてみると広報って重要なポジションですよね。その割に「広報はいらない」「手が空いている人に片手間にやらせとけ」「適当にプレスさえ打っとけばいいんでしょ?」というような企業がまだまだ多いように感じます。

広報ラボではそうしたギャップを埋めていくべく、広報の必要性・重要性について様々な角度からアプローチしていきます。

文責:ちゃんなな(広報ラボ編集長)
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